Wie kann ein Key User sich vorbereiten?
28. Mai 2014Letzten Monat sprach ich über Key User – was ihre Aufgabe im Projekt ist, welche Qualifikationen sie dafür brauchen, welche Anforderungen sie stellen. Als Ergänzung kommt diesen Monat eine kleine Aufstellung hinzu, wie man sich als Key User auf die Workshops der Geschäftsprozess- und Anforderungsanalyse vorbereiten kann: Mit den „A-Listen“.
Die A-Listen
Diese Listen zu erstellen ist einfach, und je früher man damit anfängt, desto einfacher: Halten Sie im Tagesgeschäft regelmäßig inne und fragen Sie sich (und die KollegInnen): „Was tun wir gerade?“
Die Liste der „Abzubildenden Geschäftsvorfälle“
Hier geht es um eine Liste aller Geschäftsprozesse, die im Analyseworkshop diskutiert werden sollten:
- Was ist Aufgabe der Abteilung?
- Wo steht sie in der Wertschöpfungskette des Unternehmens?
- Womit beschäftige ich mich gerade? (z.B. „Eingangsrechnung bearbeiten“)
Die Liste der „Ankommenden und abgehenden Informationen“
- Welchen „Input“ benötige ich für meine Aufgabe, was gebe ich hinterher an andere weiter?
- Treten dabei „Medienbrüche“ auf, muss ich also Informationen eingeben, etwas abtippen oder ausdrucken?
Die Liste der „Anzubindenden Systeme“
- Welche Software benutze ich gerade?
Ist sie mit anderen Programmen, Datenbanken oder Informationsquellen verknüpft (ggf. auch außerhalb der eigenen Firma, wie Schnittstellen zu Banking-Software, Anbieterkatalogen oder Gefahrgut-Datenbanken)? - Welche Hardware benötige ich, außer meinem Computer?
Benutze ich ein Eingabeterminal (z.B. zur Zeiterfassung), einen Barcode-Leser, einen Drucker oder brenne ich Daten auf einen Datenträger?
Die Liste der „Auszudruckenden Belege“
- Was produziere ich an Papier?
- Für wen sind diese Dokumente, was macht der Empfänger damit?
- Könnte man die Information auch elektronisch übertragen?
- Wie werden die Ausdrucke archiviert?
- Haben sie eine „Außenwirkung“, müssen sie einem „Corporate Design“ folgen?
- Gibt es gesetzliche Vorgaben für den Inhalt (z.B. bei Rechnungen)?
- Kann ich von allen Dokumenten Beispiele in den Workshop mitbringen?
Die Liste der „Auswertungen und Kennzahlen“
- Welche Informationen soll mir das System liefern?
- Möchte ich das Geschäft nach bestimmten Kriterien auswerten (z.B. Umsatz nach Produktgruppe, nach Region, nach Verkäufer,…)?
- Werden in unserem Unternehmen Kostenstellen, Kostenarten und Kostenträger vergeben?
Und zu guter Letzt, sozusagen „von A bis Z“:
Die Liste der „Aktuellen ‚Schmerzen‘ und ‚Zufriedenheiten‘ “
- Wo funktioniert die Abwicklung des Tagesgeschäfts heute nicht gut?
- Welche Daten sind veraltet, unvollständig oder widersprüchlich?
- Wo fehlen mir Informationen oder Berechtigungen?
- Was ist umständlich oder dauert lange?
- Was führt regelmäßig zu Beschwerden, Reklamationen, Regressforderungen?
- Was funktioniert heute schon gut und braucht nicht verbessert zu werden?
- Hinter welche Standards darf das neue System nicht zurückfallen?
- Woran bin ich so gewöhnt, dass ich mir nicht mehr vorstellen kann, ohne das zu arbeiten?
- Wofür wird unsere Abteilung gelobt?
Wenn Sie sich zu all diesen Fragen regelmäßig Notizen machen und damit nicht erst drei Tage vor dem ersten Workshop beginnen, sind Sie für die Analysephase gut vorbereitet.