Warum ich Ihnen kein ERP-System empfehle

31. März 2014

Bei der Auswahl eines ERP-Systems gibt es viele Aufgaben, bei denen ich Ihnen helfen kann – aber an einem bestimmten Punkt brauchen Sie die Unterstützung eines spezialisierten Dienstleisters: Wenn es um die Marktübersicht geht. Warum ist das so?

Ein unübersichtlicher Markt

Der Markt für ERP-Softwares ist mittlerweile sehr unübersichtlich. Man spricht allein im deutschsprachigen Raum von rund 300 ERP-Produkten mit unterschiedlichstem Funktionsumfang und von über 700 Anbietern, die diese Produkte gern bei Ihnen implementieren würden. Berücksichtigt man, dass diese Anbieter oft auf große Standardprodukte wie z.B. aus der SAP- oder Microsoft Dynamics-Reihe noch ihre individuellen „Branchenlösungen“ aufsatteln, kommt man schnell auf weit über 1500 verschiedene Lösungen.

Die Kernfrage ist: Wie soll man hieraus die „richtige“ Software auswählen?

Vier Auswahlstrategien

In Anlehnung an die Zeitschrift Computerwoche möchte ich – möglicherweise mit etwas mehr Augenzwinkern – die vier Typen der Entscheidungsfindung skizzieren:

• Die „Golfplatz“-Methode
  Die ERP-Enscheidung wird vom Unternehmensführer ohne störende Sachkenntnis auf Grundlage persönlicher Empfehlungen oder Beziehungen getroffen. Die Anforderungsanalyse erfolgt erst später im Projekt durch den ERP-Anbieter.
• Die „Sie machen das schon“-Methode
  Hier wird die Entscheidung an die Mitarbeiter verlagert, die sich dann mit Hilfe von Marketing-Aussagen aus frei verfügbaren Quellen einen Überblick verschaffen sollen – also über Messebesuche, Internet-Seiten und Hochglanzprospekte von ERP-Anbietern.
• Die „fundierte Entscheidung“
  Dieses Verfahren funktioniert wie das vorige, aber auf Grundlage belastbarer Kriterien. Hier kommt ein externer Auswahlberater hinzu, der regelmäßig den Markt und die Lösungen sondiert und mit bei Ihnen definierten Unternehmensanforderungen abgleichen kann.
• Die „Akademische Übung“
  Man kann das Verfahren natürlich auch übertreiben, insbesondere aus Angst vor einer Fehlentscheidung: Dazu formuliert man am Besten Anforderungsbedingungen, Anbieterkriterien und Vertragsregelungen in einem Detaillierungsgrad, der ein operativ erfolgreiches Projekt zuverlässig verhindert.

Gegen die Variante Eins ist nichts einzuwenden, wenn man seinem Empfehlungsnetzwerk vertrauen kann, und die Unternehmen der beiden „Golfspieler“ sich nur ähnlich genug sind. Aber ansonsten – Sie ahnen es schon – favorisiere ich die Nummer Drei.

Der externe Auswahlberater

Um fundiert und belastbar entscheiden zu können, welche der vielen ERP-Lösungen zu Ihrem Unternehmen passt, müssen Sie zwei Dinge kennen, nämlich erstens: Ihr Unternehmen und zweitens: die Software.

Dass es im Vorfeld eines ERP-Projektes sinnvoll ist, zunächst die eigenen Geschäftsprozesse anzusehen, hatte ich früher schon einmal beleuchtet. Nur so wissen Sie, was Ihr Unternehmen braucht, und wo eine ERP-Software Sie wirklich unterstützen kann.

(Gehen Sie dabei noch nicht zu sehr in´s Detail! Wie woanders bereits dargestellt, lohnt es sich nicht, Funktionen haarklein zu beschreiben, die die spätere ERP-Software sowieso beherrscht. Einen Eindruck vom Funktionsumfang einer „üblichen“ Unternehmenssoftware finden Sie z.B. bei „Deutrans Vertaalservices b.v.“ )

Wenn Ihr Unternehmen so eine „Nabelschau“ nicht regelmäßig durchführt und Sie keine Organisationsabteilung dafür haben, ist es keine Schande, einen externen Prozessberater hinzuzuziehen, der Erfahrung damit hat – wir Einzelberater, aber auch kleine Beratungshäuser und große Unternehmensberatungen helfen Ihnen da gern, zu ganz unterschiedlichen Konditionen.

Was wir aber nicht mitbringen können, ist eine komplette Marktübersicht über die zahlreichen Funktionen der vielen verfügbaren ERP-Produkte mit all ihren Varianten: Hier schlägt die Stunde der Spezialfirmen, die solche Übersichten professionell erstellen und pflegen.

Überblick oder Einblick?

Suchen Sie bei Google mal nach den Stichworten „ERP“ und „Auswahl“. Das Ergebnis: Über eine Million Treffer. Für alle obigen Auswahlstrategien zwischen Zwei und Vier sind Dienstleister dabei.

Wenn das Thema „ERP“ für Sie ganz neu ist, und Sie sich selbst erst einen Überblick verschaffen wollen, welche Hersteller am Markt tätig sind, genügt vielleicht zunächst eine tabellarische Anbieterübersicht. Hier hilft z.B. die Zeitschrift „ERP-Management“, die in jedem Frühjahr eine ERP-Marktübersicht veröffentlicht, gegliedert nach Anbietern und Branchen.

(Kleiner Werbeblock: Im aktuellen Heft 1/2014 dieser Zeitschrift steht ein interessanter Artikel von mir über Wirtschaftsmediation in ERP-Projekten! Sie können den Artikel hier herunterladen.)

Wenn Sie die ERP-Anbieter nicht selbst alle um Prospekte anschreiben wollen: Einige Anbieter (z.B. www.erp-software-auswahl.de) bieten Ihnen „eine Vielzahl von Informationen, die uns namhafte ERP-Software-Anbieter zur Verfügung stellen (Broschüren, fact sheets, Referenzberichte, Demo-CDs)“. Die gesammelte Zusendung ist kostenlos und unverbindlich – man lebt vom Adresshandel: Kurz danach werden Sie auch von den ERP-Anbietern selbst noch einmal angerufen.

Interessant wird es, wenn ein Beratungshaus seine ERP-Übersicht nicht nur aus Werbematerial, sondern aus konkreten Fragen an die ERP-Anbieter zusammenstellt („Validierung“). Dazu füllen die ERP-Anbieter regelmäßig Fragenkataloge zum Funktionsumfang ihrer Lösungen aus; die Ergebnisse stehen den Auswahlberatern in Datenbanken zur Verfügung.

Die Beratungshäuser betonen ihre wirtschaftliche Unabhängigkeit, denn für ERP-Anbieter ist die Listung in der Datenbank kostenlos – das Ausfüllen eines solchen Katalogs mit Fragen nach mehreren tausend (!) Softwarefunktionen ist aber auch Strafe genug, glauben Sie mir.

Hier gibt es Beratungshäuser mit kleineren Datenbanken wie die Fa. MQ Result (80 ERP-Systeme von 140 Anbietern im Vergleich) oder das Fraunhofer Institut (44 ERP-Systeme, 1400 Kriterien, 142 Referenzprojekte), aber auch „große Fische“ wie die Firmen Trovarit (562 Anbieter, 771 Produkte, 15.000 Referenzen) oder UBK (18.000 Anbieter, 667 Referenzen).
(Alle Angaben von den Webseiten der Anbieter, Stand: 27. März 2014)

Auf Wunsch klinken sich die großen Auswahlberater in die ersten ERP-Projektphasen mit ein oder bringen sogar ein eigenes Phasenmodell für die Softwareauswahl mit. Das sieht in der Regel dann ungefähr so aus:

• Potentialanalyse (grobe Analyse Ihres Unternehmens)
• Prozessanalyse (detaillierte Analyse Ihrer Geschäftsprozesse)
• Lastenhefterstellung (standardisierte Formulierung und individuelle Gewichtung der Software-Anforderungen zur Datenbank-Abfrage)
• Marktrecherche (Produkte mit hohem Abdeckungsgrad ermitteln -> übrig bleiben ca. fünf bis fünfzehn Anbieter)
• Ausschreibung (Eingrenzung auf drei bis acht geeignete und interessierte Kandidaten)
• Präsentationen (Vorführung beispielhafter, realer Geschäftsabläufe aus Ihrem Haus im System, keine „Vertriebspräsentation“ -> Eingrenzung auf ein bis zwei Kandidaten)
• Vertragsverhandlung (Inhalte: Umsetzung eines Pflichtenhefts auf Grundlage des Lastenhefts, Dienstleistungen während und nach dem Projekt, Lizenz-und Wartungsmodell)

Im Grunde wie bei einem Headhunter, nur dass es hier nicht um Personal, sondern um Software geht.

Einige Auswahlberater bieten anschließend für Sie auch die Projektleitung während der Implementierung an, aber dafür haben Sie ja mich :-)

Drum prüfe, wer sich ewig bindet…

Zu Recht weisen die Auswahlberater darauf hin, dass es nicht nur darauf ankommt, die richtige Software zu finden – auch der zugehörige Anbieter muss zu Ihnen passen. Über die Lizenz- und Wartungsverträge binden Sie sich nicht nur langfristig an ein Produkt (z.B. von Microsoft oder SAP), sondern auch an den „Implementierungspartner“, der Ihre individuellen Programmierungen ergänzt und die Lösung in Ihrem Hause einführt. Er kennt Ihre Geschäftsprozesse und Ihre Software-Anforderungen und hat die passende Branchenlösung dafür – ein Wechsel zum Mitbewerber würde einen Teil der (Lizenz-)Investitionen hinfällig machen, und viel Unternehmens-Know How müsste in neuen Workshops noch einmal vermittelt werden.

Daher vermitteln die großen Auswahlberater Referenzkunden, bei denen Sie sich dann live vor Ort erkundigen können, wie funktional das Produkt wirklich ist, und wie gut die Zusammenarbeit mit dem Anbieter in der Praxis funktioniert – während des Projektes, aber auch danach, wenn Sie in die Bestandskundenbetreuung „gerutscht“ sind.

Die Softwareauswahl – ein eigenes Projekt im Projekt?

Wie viel Aufwand sie in die Softwareauswahl stecken, und wie „formal“ Sie sie betreiben sollten, hängt von ein paar Randbedingungen ab:

• Wenn Ihr ERP-Projekt selbst eher komplex ist (großes Unternehmen, weite Einsatzbereiche, zahlreiche Standorte, viele Benutzer, hohe Sonderanforderungen), sollten Sie einen sehr „systematischen Auswahlansatz“ wählen, damit Sie keine Anforderungen übersehen.
• Wenn Sie einem vorgeschriebenen Ausschreibungsverfahren folgen müssen, muss die Auswahl natürlich auch entsprechend formal ablaufen.
• Falls das Umfeld sehr „politisch“ ist, sollten Sie ebenfalls eine genau definierte und dokumentierte Vorgehensweise verfolgen, damit  Sie später noch genau begründen können, warum Sie sich für eine bestimmte Lösung entschieden haben.
• Manchmal ist einfach nicht genug Geld da – wer nur einen Kleinwagen bezahlen kann, braucht bei Luxuslimousinen nicht zu schauen. Das kann den Auswahlaufwand erheblich reduzieren :-) und man kann sich vielleicht auf ein gründliches Lastenheft und eine Begleitung bei den Vertragsverhandlungen beschränken.
• Haben Sie eigene Erfahrungen mit ERP-Projekten? Wenn nicht, kann ein systematisches Auswahlprojekt Sicherheit geben für ein erfolgreiches Implementierungsprojekt – erste Erfahrungen mit IT-Projektmanagement und Steuerung externer Anbieter inklusive.

Problem verschoben?

Nun hat sich Ihr Problem verlagert von der Auswahl eines ERP-Systems (und –Anbieters) auf die Auswahl eines Auswahlberaters. Aber hier sind die „Produkte“ bzw. Dienstleistungen deutlich einfacher voneinander zu unterscheiden.

Sehen Sie sich zunächst die Webseiten der Auswahlberater an, die Sie bei einer Google-Suche (siehe oben: „ERP“ und „Auswahl“) auf den ersten drei Trefferseiten finden, denn damit können Sie den gebotenen Serviceumfang schon recht gut erkennen.

• Brauchen Sie nur einen Anbieter-Überblick, geht es Ihnen um eine Unterstützung bis zur Vertragsverhandlung, oder wollen Sie die volle Projektbetreuung?
• Wer erklärt seine Leistungen ausführlich, orthographisch und grammatikalisch korrekt (Stichwort „Sorgfalt“ – leider offensichtlich ein Kriterium) und verständlich?
• Wer betreibt eine eigene Datenbank, wer hat neben vielen Lösungen auch Referenzprojekte in seiner Datenbank?
• Wer tritt bei der Ausschreibung gegenüber den Software-Anbietern für Sie auf, wenn Ihr Unternehmen zunächst anonym bleiben soll?

Rufen Sie die Kandidaten an, die Ihnen am geeignetsten erscheinen, und erkundigen Sie sich, ob man Erfahrungen mit Softwareauswahl für Ihre Branche hat. Wer Ihre Anforderungen in eine Ausschreibung fassen soll, muss Ihr Geschäft verstehen!

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg!