Fragen zur Prozessberatung

Wozu eine Prozessanalyse? Ist das wieder so ein Beraterthema, um Geld zu verdienen?

Auf jeden Fall ist Prozessanalyse kein Selbstzweck. Wenn Sie Ihre betrieblichen Abläufe aufmalen, abheften und in den Schrank legen, hat tatsächlich nur Ihr Berater etwas davon gehabt. Wenn Sie aber gerade eine Unternehmens-Software einführen wollen, ist eine Prozessanalyse eine sehr gute Vorbereitung darauf. Denn Sie denken noch einmal über die Ziele Ihres Unternehmens nach und hinterfragen bei jedem Geschäftsprozess,

• ob er diese Ziele unterstützt oder nicht
• ob es irgendwo im Ablauf Probleme gibt, und wenn ja, welche
• ob man so vorgehen muss, wie man es bisher getan hat, oder ob man auch anders arbeiten kann – und damit vielleicht viel Geld für unnötige Anpassungen der neuen Software spart.

Woher will ein Außenstehender wissen, wie meine Firma am Besten funktioniert?

Das weiß er nicht. In Ihrem Unternehmen gibt es bestimmt zahlreiche Abläufe, die sich über die Jahre immer weiter perfektioniert und als die beste Methode erwiesen haben, Dinge zu erledigen. Aber ein Außenstehender wirft einen „frischen Blick“ auf Ihr Unternehmen, ihm fehlt die Betriebsblindheit. Er hinterfragt die Abläufe, und ihm reicht die Begründung „Das haben wir immer schon so gemacht“ nicht aus.

Und vielleicht hat er im Rahmen eines früheren Projektes in einem anderen Unternehmen einen noch besseren Weg gesehen – davon können Sie dann profitieren.

Muss ich mir eine teure Prozess-Software kaufen?

Das kommt darauf an. Geschäftliche Abläufe „leben“, sie ändern sich und passen sich neuen Gegebenheiten an. Wenn Sie das in einer Prozessdokumentation nachhalten wollen, empfiehlt sich tatsächlich eine Software-Lösung, die das mit möglichst wenig Aufwand ermöglicht.

Wenn Sie die Prozesse als Grundlage für ein Softwareprojekt erfassen, reichen vielleicht die Prozessbeschreibungen aus, die Ihr Software-Dienstleister erstellt. Er soll sie in Ihre Schulungsunterlagen aufnehmen, dann müssen Sie das nicht tun.  :-)

Ich habe schon DIN/ISO mitgemacht. Wozu das alles nochmal?

Eine Geschäftsprozessanalyse für ein ERP-Projekt setzt andere Schwerpunkte. Das QM-Handbuch kann eine gute Grundlage für die Prozessdiskussion sein, man muss dann nicht bei Null beginnen – aber es beschreibt oft nicht die Details, auf die es in einem Softwareprojekt ankommt. Und manche Stolpersteine auf dem Prozesspfad stehen nicht im Handbuch, sondern kommen erst in der Diskussion an´s Licht…

Und außerdem: Ihr QM-Handbuch beschreibt die Ist-Prozesse. Ihr ERP-Anbieter aber möchte mit Ihnen über Soll-Prozesse reden, über die Zukunft. Vielleicht können seine Prozessbeschreibungen dann ja die Grundlage Ihres neuen QM-Handbuchs sein?

Macht mich das Festschreiben meiner Prozesse nicht unflexibel?

Nein. Ein diskutierter und dokumentierter Prozess beschreibt einen bewährten Ablauf, um mit optimalem Aufwand ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Aber Ziele ändern sich, und neue Werkzeuge können zu neuen Abläufen führen. Niemand hält Sie davon ab, Ihren Prozess anzupassen und noch weiter zu verbessern – und wenn Sie möchten, ziehen Sie das in Ihrer Prozessdokumentation nach.

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