Eine Besprechung ohne Protokoll hat nicht stattgefunden.

18. Dezember 2013

Auch wenn es eine lästige Pflicht ist: Von allen Sitzungen im Projekt sollte es ein Protokoll geben – spätere Akteure sind darauf angewiesen. Hier ein paar Tipps, wer was wie aufschreibt.

 

Warum Protokolle schreiben?

Ja, ich bin ein Spießer: Ich finde Protokolle wichtig.

Ein Protokoll ist kein lästiges Beiwerk einer Besprechung, sondern im Grunde ihr einziges vorzeigbares Ergebnis. Es reicht nicht, wenn hinterher alle auseinandergehen mit dem schönen Gefühl, man habe ja über alles geredet.

Vielleicht treffen Sie im Anforderungsworkshop eine wichtige Entscheidung, wie ein Geschäftsprozess ablaufen, und auf welche Weise er konkret durch die Software unterstützt werden soll? Diese Anforderung muss später im Projekt vielleicht jemand ausprogrammieren, und er ist darauf angewiesen, ggf. den genauen Sachverhalt nochmal irgendwo nachvollziehen zu können.

Oder im Lenkungskreis wird eine Änderung im Terminplan oder im Leistungsumfang beschlossen? Dann geht es um Geld, und da erinnert sich hinterher oft jeder nur an seine Version der Tatsachen – gut, wenn man im Protokoll nachsehen kann.

Wer schreibt das Protokoll?

Legen Sie zu Beginn der Veranstaltung fest, wer das Protokoll schreibt. Geht es um eine ganze Reihe von Veranstaltungen, z.B. Analyse-Workshops, sollte jeder Teilnehmer mal drankommen – das ist nur fair.

Wenn Sie die Veranstaltung leiten, schreiben Sie aber bitte das Protokoll nicht selbst; bitten Sie jemand anderen darum. Auch Ihr Dienstleister wird in der Regel zu zweit in die Workshops kommen:

• Der Moderator sichert die Verfahrensqualität
  (strukturierter Ablauf, Visualisierung aller Beiträge, …),
• der Protokollant sichert die Ergebnisqualität
  (Dokumentation der Informationen/Anforderungen, Entscheidungen, Aufgaben, …).

Was soll man aufschreiben, und wie?

Dokumentieren Sie im Protokoll insbesondere:

• Entscheidungen:
  Was wurde auf Grundlage welcher Überlegungen wie entschieden, bei welchen geänderten Rahmenbedingungen muss die Entscheidung überdacht werden?
• Aufgabenverteilung:
  Wer macht was, bis wann, wie gut?
• Leistungszusagen und Kostenübernahmen:
  Wer erbringt welche Leistung, und wer bezahlt`s?

Seien Sie ruhig nervig und halten Sie nach jedem Tagesordnungspunkt die Besprechung an, um die Ergebnisse zu sichern. Vergewissern Sie sich, dass alle Teilnehmer zum dem besprochenen Punkt dasselbe Verständnis haben und mit der gewählten Formulierung einverstanden sind: Lesen Sie die Textpassage nochmal vor, oder – noch besser – verwenden Sie einen zweiten Beamer für das Protokoll, und lassen Sie ihn ständig mitlaufen.

Ein Fall von Notwehr ;-)

Wenn Sie aber Gast sind, und der Moderator legt keinen Protokollführer fest, machen Sie sich zumindest Ihre eigenen Notizen. Seien Sie aber sicher: Irgendjemand sagt dann hinterher „Ach, Sie haben so viel aufgeschrieben. Können Sie nicht das Protokoll machen?“

Das ist natürlich unfair. Wenn Sie das vorher gewußt hätten, hätten Sie ganz anders mitgeschrieben. Hier hilft nur ein Satz wie „Ja, wissen Sie, ich habe mir Notizen gemacht zu den Punkten, die mich betreffen. Wenn das für Sie interessant ist, schicke ich Ihnen davon gern eine Kopie. Ich hoffe, Sie können meine Handschrift lesen!“