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Fragen zur Projekt-Inspektion

Was ist mit „Projekt-Inspektion“ gemeint?

Das Gleiche wie bei einem Auto: Eine regelmäßige Überprüfung relevanter Bestandteile und möglicher Fehlerquellen.
Sie erfahren durch eine Projekt-Inspektion,

  • wie gut Ihr Projekt aufgestellt ist
  • welche Risiken ihm möglicherweise drohen
  • was Sie ggf. tun können, um die Situation noch zu verbessern.

Für bestimmte Risiken lassen sich Kenngrößen oder Frühindikatoren definieren, so dass Sie wissen, was Sie im Auge behalten müssen.

Gibt es Risiken, die immer auftreten?

Ein Risiko ist ein (negatives) Ereignis, gewichtet nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe. Im Sinne dieser Definition gibt es gar keine Projektrisiken, wenn Sie sich um mögliche negative Ereignisse keine Gedanken machen! Der Vorteil dabei ist, dass „das Scheitern aus heiterem Himmel kommt und ihm keine Phase der Beunruhigung und Sorge vorangeht“ (so der britische Manager Sir John Harvey-Jones).

Aber es gibt „negative Ereignisse“, vor denen kein Projekt gefeit ist, ist z.B. den Ausfall zentraler Mitarbeiter. Ich habe da eine kleine Liste, in die wir Bei Bedarf gern mal schauen können. Und wenn Sie auch Ihre firmenspezifischen Risiken ermitteln wollen, gibt es eine bewährte Methode: Rufen Sie die kreativsten Köpfe aus dem Projekt zusamnen und stellen Sie die Frage: „Wie können wir das Projekt am Besten vor die Wand fahren?“

Muss ich alle Risiken absichern?

Nein, müssen Sie nicht. Risikomanagement ist ein bißchen wie Versicherungsmathematik: Wenn bei einem Risiko die Schadenshöhe gering ist (es also sozusagen „nicht so schlimm“ ist, wenn das negative Ereignis eintritt), können Sie sich entscheiden, dieses Risiko bewusst einzugehen – ebenso bei Risiken mit sehr geringer Eintrittswahrscheinlichkeit.

Und dann gibt es da noch diese Risiken, bei denen sowieso alles andere egal ist, wenn sie eintreten („Meteorit trifft Firmenzentrale: 200 m großer Krater“) …

In welcher Phase des Projektes ist Risikomanagement am wichtigsten?

Risikomanagement ist in allen Projektphasen wichtig. Natürlich sollte man die ersten Überlegungen dazu schon vor dem eigentlichen Projektstart anstellen, um den Zeitpunkt für die rechtzeitige Vorsorge nicht zu verpassen. Aber im Laufe des Projektes fallen Risiken weg und neue kommen hinzu, daher muss man diese „Übung“ regelmäßig wiederholen.

Mit einer regelmäßigen Projekt-Inspektion behält man auch die „Trends“ im Blick: Vielleicht ist eine Kenngröße immer noch im „grünen Bereich“, driftet aber immer weiter ab? „Erledigte vs. geplante Arbeitspakete“ ist so ein Beispiel. Wird ein Missverhältnis zwischen geplanten und tatsächlichem Projektfortschritt frühzeitig bemerkt, kann nach den Ursachen gesucht werden, bevor das Projekt hoffnungslos hinter dem Zeitplan liegt.

Hat Risikomanagement eigentlich auch Nachteile?

Tatsächlich: Ja. Risikomanagement kostet Zeit, Geld – und Nerven. Die Betrachtung der Risiken kann beim Projektteam oder bei den Auftraggebern so große Sorgen auslösen, dass man sich an die Umsetzung des Projektes gar nicht mehr herantraut – aber wenn die Risiken tatsächlich so groß und so unausweichlich sind, war es vermutlich im Nachhinein besser ( = billiger), das Projekt nicht gemacht zu haben.

Oder wenn Sie als Projektleiter der Einzige sind, der sich für Risikomanagement zu interessieren scheint – dann haben Sie auch ein Problem. Um mit Tom DeMarco und Tim Lister zu sprechen (beide sind Buchautoren zum Thema Projekt- und Risikomanagement): „Wer in einem Umfeld die Wahrheit sagt, wo Optimismus (Lüge) regiert, bringt sich selbst in eine missliche Lage.“ Auch wenn Sie es noch so konstruktiv meinen: Sie gelten dann schnell als „Bedenkenträger“ und werden gar nicht mehr gefragt. Behalten Sie Ihre Einschätzungen für sich und sorgen Sie an den Stellen vor, die Sie beeinflussen können.

 

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