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Was ist ein „Key User“?

26. April 2014

Die Key User sind wortwörtlich die Schlüsselpersonen im ERP-Projekt – von ihnen hängt der Leistungsumfang der neuen Lösung ab. Was sollten die Keyuser dafür können und dürfen, und wie können sie sich auf ihre Aufgabe vorbereiten?

Was muss ein Key User tun?

Die „Key User“ (aus dem Denglischen übersetzt die „entscheidenden Anwender“ oder „Haupt-Benutzer“) vertreten die fachlichen Interessen ihres Bereiches im ERP-Projekt.

In der Analysephase des Projektes, wo die Geschäftsprozesse beschrieben und die Anforderungen des Kunden an sein neues System zusammengetragen werden, …

  • …beschreiben sie die Geschäftsprozesse ihrer Abteilung und bringen alle erforderlichen Informationen und Unterlagen dazu mit. Sie sind aber auch in der Lage, in diesen Ist-Prozessen die Lücken und „Unebenheiten“ zu erkennen und Lösungsvorschläge zu machen, oder sich ganz neue Alternativen vorzustellen.
  • …sollten sie daher von ihren Vorgesetzten das Mandat haben, über Soll-Prozesse nicht nur nachdenken zu dürfen, sondern auch selbst entscheiden zu können (oder, wenn das von der Hierarchie zu viel verlangt ist: Entscheidungen rasch herbeiführen zu können, d.h. während des Workshops den direkten Draht zum Entscheidungsträger zu haben).
  • …sind die Key User die Spezialisten für bestimmte Fachthemen und kennen Ansprechpartner für die übrigen Themen in ihrem Bereich.
  • …benennen sie die Alt-Daten, die in dass neue System übernommen werden müssen, und überegen, wie eine solche Übertragung von Daten getestet werden könnte.
  • …definieren sie Tests, mit denen sichergestellt werden kann, ob jeder Geschäftsvorfall, den das System abbilden soll, später auch tatsächlich darin funktioniert.
  • Im Laufe des Projektes wird getestet, ob…
    • …die benötigten Systemfunktionen korrekt umgesetzt sind („Funktionstest“),
    • …die benötigten Daten aus den Altsystemen korrekt übernommen sind („Datenmigrationstest“),
    • …alle Schnittstellen mit Drittsystemen sowie die Anbindung von z.B. Zeiterfassungsterminals und Druckern funktionieren („Integrationstest“),
    • …das System auch noch flüssig reagiert, wenn alle Benutzer gleichzeitig darin unterwegs sind („Belastungstest“)
    • …die Bedienung des Systems schlüssig ist und Anklang findet („Benutzerakzeptanztest“).

In der Designphase wird die technische Umsetzung der Anforderungen definiert. Die Key User…

  • …überprüfen, ob alle Anforderungen berücksichtigt wurden und die vorgeschlagene Lösung fachlich korrekt und schlüssig ist: Sie geben das „Lösungsdesign“ zur Umsetzung frei.

In der Entwicklungsphase erstellt der Lösungsanbieter das neue ERP-System. Die Key User…

  • …führen die vorab definierten Tests durch, dokumentieren die Ergebnisse und stoßen ggf. Nachbesserungen an.
  • …entwerfen einen Schulungsplan für die Endanwender, bereiten die Schulungen vor (insbesondere, wenn sie selbst diese Schulungen durchführen werden) und erstellen die systembezogenen Arbeitsanweisungen.

In der Bereitstellungsphase wird der Echtstart vorbereitet. Die Key User…

  • …führen die letzten Funktionsprüfungen durch,
  • …begleiten das Belegdesign (Ausdruck von Geschäftsbelegen wie Rechungen, Mahnungen usw. im Firmendesign),
  • …schulen die Endanwender,
  • …nehmen das System ab.
    (Dies ist ein symbolischer Akt: Eine Abnahme entlässt den Dienstleister nicht aus seiner Gewährleistungspflicht und macht den Key User im Falle eines übersehenen Fehlers nicht zum Sündenbock, aber sie signalisiert: „Wir alle haben unser Möglichstes getan, damit dieses System erfolgreich starten wird.“

In der Betriebsphase arbeitet das Unternehmen produktiv mit dem neuen System. Die Key User…

  • …sind erste Ansprechpartner der Endanwender bei Fragen und Problemen,
  • …sind berechtigt, ggf. die Hotline des Dienstleisters in Anspruch zu nehmen,
  • …sammeln Verbesserungsvorschläge und neue Funktionen für das nächste Update der Lösung.

Während der ganzen Zeit sind die Key User außerdem gleichsam das Marketing für das Projekt. Sie sind das Barometer für die Stimmungslage der Betroffenen und Meinungsführer in der Diskussion über das neue System. Was sie gut finden, erzählen sie der Belegschaft, was sie schlecht finden, bitte erst mal dem Projektleiter. :-)

Was muss ein Key User können?

Die Key User dürfen sich bei ihrer Arbeit ruhig als „Gesandte“ im Sinne eines Diplomaten verstehen – manchmal ist ihre Aufgabe ganz ähnlich, und es sind auch ähnliche Fähigkeiten gefordert. Die Key User…

  • …müssen sich natürlich umfassend mit den Aufgaben ihrer Abteilung und den dortigen Geschäftsprozessen auskennen, also erfahrene und anerkannte Insider ihres Fachbereichs sein.
  • …brauchen eine schnelle Aufassungsgabe, sollten offen sein für Neues und sich schnell in neue Werkzeuge und Software einarbeiten können.
  • …sollten erfahren sein im Lösen von Problemen, also abstrakt und analytisch denken, über den eigenen Tellerrand hinaussehen und unkonventionelle Ideen haben und/oder akzeptieren können.
  • …brauchen die Akzeptanz und den Respekt ihrer KollegInnen und Vorgesetzten; sie sollten diplomatisch vorgehen und fair diskutieren können, aber auch in schwierigen Situationen „Rückgrat“ zeigen und ihre Meinung vertreten.
  • …sollten Organisationstalent haben und vielleicht auch ein Grundverständnis von methodischem Vorgehen (hingegen lassen sich die notwendigen Details des Projektmanagements im Projekt „unterwegs“ erlernen).
  • …müssen eine gewisse sprachliche Kompetenz und didaktische Fähigkeiten haben. Sie sollten schwierige Sachverhalte verständlich erläutern können (im Analyse-Workshop den Softwareberatern und in der Schulung den Endanwendern!) und dabei ruhig und sicher auftreten.
  • …sollten zu guter Letzt großes Engagement und eine hohe Belastbarkeit mitbringen – das Projekt wird die eine oder andere Überstunde von ihnen fordern.

Was hat ein Key User für Anforderungen?

Natürlich habe ich im vorigen Abschnitt den idealen Key User beschrieben – kaum jemand wird alls das in gleichem Maße mitbringen können. Aber das lässt sich – je nachdem, wie früh man im Projekt steht – vielleicht noch ausgleichen. Der Vorgesetzte, der einen bestimmten Fachmann als Key User im Sinne hat, weiß vielleicht um dessen Defizite im, sagen wir mal, didaktisch-pädagogischen Bereich und kann ihm ein Kommunikations-, Moderations- oder Trainings-Seminar buchen.

Alle Key User brauchen außerdem ein Grundverständnis der vorgesehenenen ERP-Software. Hier wird der Software-Anbieter eine Einführungsschulung anbieten können, die natürlich noch nicht die endgültige Lösung vermittelt, aber zumindest einen Einblick in die „Standard-Funktionalitäten“ des modernen Enterprise Resource Management bietet.

Was braucht der Key User noch? Freiraum.
Bei dem obigen Anforderungsprofil sprechen wir normalerweise von den Spitzenkräften einer Abteilung, von den Leistungsträgern, die selbst einen Großteil des Tagesgeschäfts „wegarbeiten“. Und die fallen nun teilweise aus, weil sie im Projekt sind – in der Workshop- und Testphase oft tagelang. Das muss der Vorgesetzte einplanen!

Bei allem Engagement, das man von einem Key User fordern darf, muss hier Entlastung geschaffen werden, sei es durch rechtzeitige Einarbeitung von Aushifskräften oder sinnvolle Umverteilung der Arbeit auf die übrige Belegschaft. Andernfalls sinkt die Bereitschaft der Key User wie der ganzen betroffenen Abteilung rapide, sich für das Projekt einzusetzen – wie sie übrigens auch sinkt, wenn man die Beteiligten nicht hin und wieder für ihren Einsatz belohnt. (Vielleicht besteht hier auch ein Weiterbildungspotential für Vorgesetzte – Stichwort „Mitarbeitermotivation“?)

Key User zu sein ist ein spannender Job – ich wünsche Ihnen viel Spaß!

 

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