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ERP-Projekte sind keine Geschäftsprozess-Optimierungsprojekte

19. Oktober 2013

Es ist ein ganz großer und weit verbreiteter Irrglaube, dass die Installation einer ERP-Software automatisch auch eine Optimierung der geschäftlichen Abläufe mit sich bringt. Und viele ERP-Anbieter lassen den Kunden mit dieser Hoffnung allein. Trotzdem lohnt es sich, zum ERP-Projekt auch die Geschäftsprozesse kritisch anzusehen.

 

Die ERP-Software im Standard: „best practise“ für alle?

Natürlich enthält eine ERP-Software die Erfahrung aus zigtausend früheren Projekten und den dortigen Kundenanforderungen, aber gerade durch diese Vielfalt schreibt sie heute kaum noch „den optimalen Weg“ vor, sondern ermöglicht immer mehrere Varianten, einen Geschäftsvorfall zu bearbeiten.

Daher bringt heute auch kaum ein Anbieter die „Standardprozesse“ seines Systems als Flussdiagramme zu Papier – die möglichen Prozessvarianten wären zu zahlreich. Vielmehr kennen die Fachberater des Anbieters die Software im Allgemeinen so gut, dass sie dem Kunden im Workshop sagen können, ob seine Vorgehensweise sich in der Standardversion der Softare abbilden lässt oder als Funktion hinzuprogrammiert werden muss.

Im letzteren Fall liegt die Entscheidung beim Kunden, entweder die Software anpassen zu lassen (was in kalkulierbarem Umfang Geld kostet) ode seine betrieblichen Abläufe anzupassen (was ebenfalls Geld kostet, aber nicht so gut bezifferbar ist). Am besten fährt natürlich der, der erst die Software kauft und dann sein Unternehmen gründet… :-)

Warum Geschäftsprozesse optimieren?

Allgemein betreiben Unternehmen wohl aus folgenden Gründen Prozessoptimierung:

  • Prozesskontrolle und Transparenz
    (Messbarkeit bringt Vergleichbarkeit, z.B. mit dem Vorjahr oder mit dem Wettbewerb)
  • Automatisierung
    (Reduzierung von Bearbeitungsaufwand  durch „Komfortfunktionen“)
  • Beschleunigung
    (Erhöhung des Durchsatzes)
  • Prozess-Sicherheit
    (Aufdecken und Beseitigen von Fehlerquellen und Reibungsverlusten, z.B. an Übergabepunkten zwischen Abteilungen oder Unternehmen -> Steigerung von Produktqualität und Mitarbeiterzufriedenheit)
  • Vereinheitlichung
    (Übertragung von „best practises“ in alle Unternehmensteile / Niederlassungen) • Kostensenkung (Weniger Aufwand und kürzere Durchlaufzeiten verheißen geringeren Kosten)

Nochmal: Nichts davon tritt durch die neue ERP-Software von alleine ein, auch wenn der Verkäufer das möglicherweise versprochen hat. Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist vielmehr ein eigenes Projekt.

Unternehmensberatung oder Systemhaus?
Egal, Hauptsache: Machen

Wenn der ERP-Anbieter sich gleichzeitig als Unternehmensberatung versteht, kann er hier helfen; viele dieser Systemhäuser jedoch beschränken sich auf die Software inklusive Programmierung und Schulung und lassen den Kunden bei Fragen der Organisationsberatung allein.

Trotzdem ist ein ERP-Projekt eine günstige Gelegenheit, die geschäftlichen Abläufe zu überdenken. Bei einer Optimierung der Geschäftsprozesse – sei es nun mit externer Unterstützung oder ohne – ist man jedoch gut beraten, den ERP-Anbieter bereits mit im Boot zu haben. Wer sich seine optimierten Soll-Prozesse bastelt, ohne die Möglichkeiten und Beschränkungen der künftigen Software zu kennen, muss anschließend im ERP-Projekt möglicherweise viele der neuen Prozesse nochmal anfassen (oder, siehe oben, die Software anpassen lassen): Die detaillierte Ausgestaltung der Geschäftsprozesse erfolgt sinnvoll erst bei der Implementierung der Software – in Anlehnung an ihr organisatorisches Konzept.

 

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