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Wer macht was warum für wen mit wem wo womit wonach wie gut bis wann wie teuer?

13. Februar 2015

Im letzten Beitrag hatte ich kurz darüber gesprochen, dass man bei Erfolgshonoraren den angestrebten Erfolg vorher möglichst gut und messbar beschreiben soll. Wenn Kunde und Auftraggeber sich (noch) nicht gut kennen, sind sonst Enttäuschungen vorprogrammiert. Was muss man dabei alles berücksichtigen?

 

Das Managen von Erwartungen

In einem Akquisegespräch fragte mich der potentieller Kunde irgendwann mitten im Gespräch: „Was bedeutet für Sie persönlich Projektmanagement?“ Da wir über die üblichen Inhalte schon gesprochen hatten („in time, in quality, in budget“) und bei einer lockeren Unterhaltung angekommen waren, antwortete ich seinerzeit eher aus dem Bauch heraus: „Das Managen von Erwartungen.“

Alle, die am Projekt beteiligt oder vom Projekt betroffen sind, haben bestimmte Erwartungen, und der Projektleiter muss dafür sorgen, dass diese Erwartungen realistisch sind. Manche Wünsche sind erfüllbar, andere nicht, das gilt für Anforderungen an das Produkt (Funktionsumfang, Bedienbarkeit, …) genauso wie für Anforderungen an das Projekt (Kosten, Zeitplan, …).

Es muss sichergestellt sein, dass alle Beteiligten ein einheitliches Verständnis davon haben, was das Ergebnis sein soll, wenn der eine etwas für den anderen tut.

Erwartungen dokumentieren

Im Beitrag über Protokolle finden Sie den Hinweis, insbesondere Aufgabenverteilungen und Leistungszusagen genau festzuhalten. Das gilt im Großen wie im Kleinen. Im Großen heißt es „Vertrag“ (und soll hier nicht weiter Thema sein, denn erstens bin ich kein Jurist und zweitens wird dieses Thema schnell komplex). Im Kleinen heißt es „Aufgabenbeschreibung“.

In einem Protokoll sollte zu jeder Aufgabe zumindest das berühmte Wer macht was bis wann festgehalten werden, sonst denkt jeder Teilnehmer „Ein anderer wird´s schon machen“ oder „Ich habe ja noch Zeit“. Der Projektleiter (oder sein Projektbüro) hat dann keine Chance, die Aufgabe nachzuhalten.

Eine Aufgabenbeschreibung darf noch konkreter sein. Die Frage lautet hier: Wer macht was warum für wen mit wem wo womit wonach wie gut bis wann wie teuer?

Sie fragen sich jetzt vielleicht, worin der Unterschied zu einem Pflichtenheft bestehen soll. Ein Pflichtenheft ist ein „richtiges“ Projektdokument; es beschreibt eine ganze Lösung, dafür sind die Punkte „wer“, „für wen“, „bis wann“ und „wie teuer“ nicht enthalten (sie stehen in anderen Projektdokumenten).

Eine Aufgabenbeschreibung hingegen ist kein formales Dokument, sondern der Steckbrief einer einzelnen Aufgabe – und sei es nur, dass der Chef seinen Assistenten um die Erstellung einer Powerpoint-Präsentation bittet. Sie muss noch nicht mal ein richtiges Dokument sein (auch wenn die Schriftform manchmal nicht schadet); sie ist… eine Checkliste.

Eine Checkliste für Aufgaben

Wenn Sie eine Aufgaben bekommen oder vergeben, sei es intern (Chef / Mitarbeiter) oder extern (Kunde / Dienstleister), klären Sie die folgenden Punkte:

Wer macht?

  • Wer ist der verantwortliche Ansprechpartner für das Ergebnis?
  • Wie ist der Auftragnehmer erreichbar? Name, Adresse, Telefon, Email?
  • Wer macht die tatsächliche Arbeit?

Was?

  • Worum geht es überhaupt?

Warum?

  • Was ist der Hintergrund; wofür wird es benötigt?

Für wen?

  • Wer ist der Auftraggeber? Wer ist die Zielgruppe? Wer muss noch zufrieden gestellt oder informiert werden?
  • Ist der Auftraggeber für Rückfragen erreichbar? Ansprechpartner, Adresse, Telefon, Email?

Mit wem?

  • Wer muss hinzugezogen werden? Kontaktdaten?
  • Darf delegiert werden? Wer ist verantwortlich?
  • Welche Informationen / Daten darf der Auftragnehmer weitergeben,
    was ist geschützt oder vertraulich?

Wo?

  • Wo ist der „Erfüllungsort“?
    Beim Kunden, beim Dienstleister, im Seminarhotel, im „Home Office“, woanders?

Womit?

  • Welche Werkzeuge sind erforderlich? Welche Kenntnisse?
  • Welche Ausgangsmaterialien oder Vorarbeiten werden benötigt?
  • Ist alles vorhanden? Wer steuert was bei? Bis wann?

Wonach?

  • Sind Normen, Arbeitsvorschriften, Richtlinien, Gesetze o.ä. zu beachten?
  • Gibt es Vorlagen oder Erfahrungen aus ähnlichen Aufträgen („best practise“)?
  • Gibt es etablierte Vorgehensmodelle oder Methodiken?

Wie gut?

  • Welche Qualitätskriterien gelten? Sind sie quantifizierbar / messbar? Gibt es Vergleichsprodukte?
  • Wer prüft?
  • Bis wann muss eine „Abnahme“ erfolgen?
  • Wie wird reklamiert?

Bis wann?

  • Was ist der Wunschtermin des Auftraggebers?
  • Welchen Termin hält der Auftragnehmer für realistisch?
  • Was geschieht bei Verzögerungen / Verspätungen?

Wie teuer?

  • Was darf es kosten? Oder: Welche Gegenleistung erfolgt?
  • Sind alle Kosten aller Beteiligten berücksichtigt?
    Stundensätze, Reisekosten, Rechnungen Dritter, Folgekosten, …
  • Was geschieht, wenn sich eine Budgetüberschreitung abzeichnet? Was soll mit Einsparungen geschehen?
  • Wie schnell wird gezahlt (bzw. gegengeleistet)? An wen / wohin?

Und zum Schluss:

Unter Berücksichtigung aller vorgenannten Punkte: Ist die Aufgabe akzeptiert und die Erledigung zugesagt? Dann praktizieren Sie „Führen mit Auftrag“ und überlassen das schlichte „Wie“ dem Auftragnehmer. Er wird es schon hinbekommen. :-)

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